LE FAQ DELLO SMART WORKING IN EMERGENZA

Ultimo aggiornamento 28/06/2021 

In questa pagina trovi tutte le risposte aggiornate sullo Smart Working in emergenza, suddivise per organizzazioni Private e Pubbliche.

1. FINO A QUANDO SARÀ POSSIBILE RICORRERE ALLO SMART WORKING SEMPLIFICATO?

Con la pubblicazione del Decreto Riaperture in Gazzetta Ufficiale (D.L. 22 aprile 2021, n. 52) la possibilità di adottare lo smart working semplificato viene posticipata dal 31 Luglio 2021 al 31 Dicembre 2021.

Infatti, ai sensi dell'art. 11 del D.L. 22 aprile 2021, n. 52 (Decreto Riaperture), convertito con modificazioni in L. 17 giugno 2021, n. 87, il termine per l'utilizzo della procedura semplificata di comunicazione dello Smart Working di cui all'art. 90, commi 3 e 4, del D.L. 19 maggio 2020, n. 34, convertito  in L. 17 luglio 2020, n. 77, è stato ufficialmente prorogato fino al 31 dicembre 2021 anche per le aziende del settore privato.

2. ALLA LUCE DEI NUOVI PROVVEDIMENTI, LO SMART WORKING È OBBLIGATORIO NEL SETTORE PRIVATO?

No, nel settore privato il ricorso allo smart working viene solo raccomandato, rimane salvo il diritto di accedere allo smart working a beneficio di determinate categorie di lavoratori (come meglio specificato alla FAQ 4).

3. DURANTE LA FASE EMERGENZIALE, SE L’AZIENDA OPTA PER LO SMART WORKING SEMPLIFICATO O SMART WORKING ORDINARIO, COSA CAMBIA IN RELAZIONE AI DIRITTI/PRIORITÀ?

Nulla. Fino al permanere dello stato emergenziale, valgono le stesse regole in relazione a diritti/priorità a prescindere dalla scelta dell’azienda di aderire allo smart working semplificato o di optare per lo smart working ordinario.

4. QUALI CATEGORIE DI LAVORATORI BENEFICIANO DEL DIRITTO DI ACCEDERE ALLO SMART WORKING?

Hanno diritto a svolgere la propria attività lavorativa in modalità agile, fintanto che questa risulti compatibile con le mansioni svolte:

• Lavoratori dipendenti che hanno in famiglia un figlio fino a 16 anni d’età e che si trovi a casa per la sospensione dell’attività didattica, perché ha contratto il Coronavirus e/o è stato messo in quarantena (ciò purché in famiglia non ci sia un altro genitore non lavoratore o che sia beneficiario di integrazione salariale per sospensione o cessazione dell’attività lavorativa);
  
  
• Lavoratori dipendenti disabili o che abbiano nel proprio nucleo familiare un persona con disabilità, ovvero i lavoratori immunodepressi e i familiari conviventi;
  
  
• I genitori lavoratori dipendenti privati che hanno almeno un figlio in condizioni di disabilità grave riconosciuta (v. L. 104/1992), a condizione che nel nucleo familiare non vi sia altro genitore non lavoratore;
  
  
• Lavoratori “fragili”, ossia in possesso di certificazione rilasciata dai competenti organi medico-legali, attestante una condizione di rischio derivante da immunodepressione o da esiti da patologie oncologiche o dallo svolgimento di relative terapie salvavita.
  
  
• Lavoratori maggiormente esposti a rischio di contagio in ragione:
  - dell’età;
  - della condizione di rischio derivante da immuno-depressione, da esiti di patologie oncologiche o dallo svolgimento di terapie salvavita;
  - da comorbilità che possono caratterizzare una situazione di maggiore rischiosità accertata dal medico competente.

Sin da prima del periodo emergenziale veniva riconosciuto il diritto di priorità nell’accesso alla modalità agile ad alcune categorie di lavoratori (come, ad esempio, alle lavoratrici madri nei tre anni successivi alla fine del congedo di maternità).

5. LE CATEGORIE DI LAVORATORI PER LE QUALI È PREVISTA LA  PRIORITÀ DI ACCESSO ALLO SMART WORKING, POSSONO USUFRUIRE DEL BENEFICIO SOLAMENTE FINO AD UNA DETERMINATA SCADENZA?

No, per tali categorie di lavoratori non è previsto un termine di scadenza del beneficio, che si intende pertanto strutturale. 

Al di là del periodo di emergenza da Covid-19, si ricorda che, oltre le succitate lavoratrici-madri, anche i lavoratori con figlio disabile a carico possono comunque beneficiare di un diritto di precedenza nell’accesso allo smart working, fintanto che le loro mansioni siano compatibili con tale modalità di lavoro.

6. IN CHE COSA CONSISTE LO SMART WORKING SEMPLIFICATO?

Si ricorda che la modalità semplificata consiste nella possibilità di:

• Utilizzare la modalità di lavoro agile, in relazione ad ogni rapporto di lavoro subordinato, anche in assenza degli accordi individuali. 
• Utilizzare la comunicazione semplificata su Cliclavoro (alla pagina disponibile qui).
  
• Assolvere agli obblighi di informativa in merito alla sicurezza sul lavoro in via telematica, anche utilizzando la documentazione messa a disposizione dall’INAIL. 

7. COSA SUCCEDE A DECORRERE DAL 1° GENNAIO 2022?

Fatte salve ulteriori proroghe dello smart working semplificato, da tale data per accedere alla modalità di lavoro agile sarà necessario seguire la procedura ordinaria e quindi si tornerà ad applicare accordi/policy/comunicazioni e tutti i restanti adempimenti previsti dalla legge.

Pertanto, entro il 31 dicembre 2021:

• nei casi in cui sia stato attivato lo smart working semplificato fino al 31/12/2021 il datore di lavoro dovrà valutare l’opportunità di optare per un inserimento stabile di tale modalità lavorativa nell’organizzazione aziendale e, qualora intenda procedere in tal senso, predisporre gli accordi individuali; 
• nei casi in cui sia stato attivato, durante la fase emergenziale, lo smart working a tempo indeterminato sarà necessario definire e sottoscrivere gli accordi individuali.

8. COME SI FARÀ LA COMUNICAZIONE DI SMART WORKING DAL 1° GENNAIO 2022 QUALORA NON VENGA PROROGATA LA PROCEDURA SEMPLIFICATA?

Ad oggi non sono previste deroghe alla procedura ordinaria prevista originariamente dalla legge 81/2017. 

La procedura di comunicazione, salvi ulteriori interventi legislativi, sarà ancora basata sul disposto dell’articolo 23, comma 1 della Legge 81/2017, per il quale l'accordo individuale e le sue modificazioni devono essere comunicati telematicamente attraverso un’apposita procedura online per l’invio della comunicazione.

Inoltre, è possibile effettuare la comunicazione in forma massiva qualora vengano sottoscritti dallo stesso datore di lavoro un numero elevato di accordi.

Per accedere alla procedura è possibile utilizzare lo SPID.

Per ulteriori informazioni dettagliate sugli step della procedura di comunicazione, ti invitiamo a consultare la guida messa a disposizione dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali che trovare qui.

9. QUALI SONO GLI ADEMPIMENTI PER ATTIVARE LO SMART WORKING SEMPLIFICATO?

Gli adempimenti da tenere in considerazione per l’attivazione dello smart working semplificato sono:

• La consegna ai lavoratori (e al RLS) dell’informativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro di cui all’art 22 della L. 81/2017, da effettuarsi anche in modalità telematica (tramite l’invio mediante e-mail o PEC). L’INAIL ha messo a disposizione un template di informativa sulla salute e sicurezza nel lavoro agile, utilizzabile per l’adempimento di tale onere di comunicazione (puoi trovare qui il template INAIL).
• La comunicazione, attraverso il portale Cliclavoro (alla pagina disponibile qui), di attivazione della modalità di lavoro agile. La comunicazione avviene attraverso l’invio di un elenco riportante i dati anagrafici ed assicurativi dei lavoratori agili, nonché la data di inizio e di fine della modalità di lavoro agile per ciascun lavoratore.
• Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha messo a disposizione un template di “elenco dei lavoratori” che i datori di lavoro possono usare per procedere alla comunicazione dell’adozione della modalità agile semplificata (qui).

10. COME VA INVIATA L’INFORMATIVA SULLA SICUREZZA? COSA SI INTENDE CON INVIO TELEMATICO?

 Per invio telematico si ritiene sufficiente l’invio tramite mail; è ovviamente ancora valida la consegna dell’informativa cartacea con sottoscrizione della stessa per ricevuta. 

11. L’ART. 90 COMMA 4 DEL DL RILANCIO PREVEDE CHE GLI OBBLIGHI DI INFORMATIVA (IN MATERIA DI SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO) DI CUI ALL’ART 22 DELLA L. 81/2017 POSSANO ESSERE ASSOLTI IN VIA TELEMATICA, ANCHE RICORRENDO ALLA DOCUMENTAZIONE RESA DISPONIBILE SUL SITO DELL’INAIL. DOVE È POSSIBILE RECUPERARE LA

DOCUMENTAZIONE CITATA?

L’informativa si può scaricare (in formato word) a questo indirizzo. 

12. È POSSIBILE INVIARE L’INFORMATIVA GIÀ PREDISPOSTA PER I PRECEDENTI LAVORATORI AGILI O È OPPORTUNO UTILIZZARE L’INFORMATIVA FORNITA DALL’INAIL?

Se l’informativa è stata redatta ai sensi dell’art 22 L. 81/2017 non vi è motivo di utilizzare quella predisposta dall’INAIL, l’utilizzo della informativa predisposta dall’INAIL è una facoltà non un obbligo.

13. È NECESSARIO CHE IL LAVORATORE CONTROFIRMI L’INFORMATIVA?

No, farà fede l’invio telematico.

14. CON LO SMART WORKING IN EMERGENZA VORREI FARE COMUNQUE L’ACCORDO CON I LAVORATORI COSÌ RIMANE VALIDO ANCHE OLTRE LO STATO DI EMERGENZA, È POSSIBILE?

È sempre possibile applicare la procedura standard.

15. SE DURANTE LO STATO DI EMERGENZA DOVESSI CONCEDERE PIÙ GIORNI DI SMART WORKING, DEVO RIFARE L’ACCORDO INDIVIDUALE? SONO PREVISTI ULTERIORI ADEMPIMENTI?

Il nostro parere è di non rifare gli accordi; nel caso specifico si potrebbe inviare a tutti gli smart worker una mail/circolare specificando che la situazione in costante evoluzione rende consigliabile, per prudenza, in via temporanea e fino a nuova comunicazione, un maggior ricorso allo smart working.

1. FINO A QUANDO SARÀ POSSIBILE RICORRERE ALLO SMART WORKING SEMPLIFICATO?

Il Decreto 30 Aprile indica che fino al 31 Dicembre 2021 possibile attivare lo Smart Working senza accordo individuale.

2. ALLA LUCE DEI NUOVI PROVVEDIMENTI, LO SMART WORKING È OBBLIGATORIO NEL SETTORE PUBBLICO?

Il nuovo decreto del 30 aprile prevede la possibilità di attivare lo Smart Working.

Tuttavia, sono state abbassate le soglie minime pari al 15% sia con l’adozione del POLA che senza l’adozione dello strumento organizzativo. Ovviamente rimane una modalità di lavoro volontaria e gestita nella modalità semplificata.

Dal 1° Gennaio 2022 lo Smart Working nella PA sarà a regime e disciplinato dagli accordi individuali ferme restando le percentuali minime sopra citate.

3. QUALI CATEGORIE DI LAVORATORI BENEFICIANO DEL DIRITTO DI ACCEDERE ALLO SMART WORKING?

Tutte le attività che possono essere svolte a distanza possono rendere il lavoratore “agile”. Si tiene conto in particolare del “lavoratore fragile” con esclusivo riferimento alla situazione epidemiologica e va individuato nei soggetti in possesso di certificazione rilasciata dai competenti organi medico-legali, attestante una condizione di rischio derivante da immunodepressione o da esiti da patologie oncologiche o dallo svolgimento di relative terapie salvavita, inclusi i lavoratori in possesso del riconoscimento di disabilità con connotazione di gravità ai sensi dell’articolo 3, comma 3, della legge 5 febbraio 1992, n. 104.

4. IN CHE COSA CONSISTE LO SMART WORKING SEMPLIFICATO?

La modalità semplificata prevede che non vi siano accordi individuali fino al 31 dicembre 2021, ovviamente deve essere provata la possibilità di svolgere determinate mansioni a distanza con la strumentazione idonea. Come ricordato precedente si terrà conto della situazione dei c.d. “Lavoratori Fragili”.

5. COSA SUCCEDE A DECORRERE DAL 1° GENNAIO 2022?

L’Ente dovrà adottare il lavoro agile per almeno il 15% del personale che ne farà richiesta anche tramite l’adozione del POLA. Tramite tale documento si potrà effettuare un’attenta analisi organizzativa e verificare quali attività possono essere svolte a distanza. Dal 1 gennaio 2022 lo smart working sarà ordinario e sulla base di accordi individuali.

6. QUALI SONO GLI ADEMPIMENTI PER ATTIVARE LO SMART WORKING SEMPLIFICATO?

Effettuare l’accesso al portale ClicLavoro ed entrare nella sezione Accesso PA e inserendo i dati richiesti dal portale.

7. POSSO CONCEDERE PIÙ DEL 15 % ANCHE SE NON ADOTTO IL POLA?

Certo, tuttavia consigliamo l’adozione del POLA per una migliore mappatura delle attività che possono essere svolte a distanza.

8.POSSO DECIDERE DI NON ADOTTARE IL LAVORO AGILE PER IL MIO ENTE?

No, il decreto consente il lavoro agile ad almeno il 15% della popolazione dell’Ente - se compatibile con le mansioni - e qualora venga fatta richiesta volontaria.

in collaborazione con Lorenzo Cairo e Maurizio del Conte

Avvocati presso lo Studio Gattai, Minoli, Agostinelli & Partners