LE FAQ DELLO SMART WORKING IN EMERGENZA

Ultimo aggiornamento 26/02/2021 

La conversione in Legge del  Decreto Milleproroghe (DL 31/12/2020 n. 183) ha spostato  al  30 aprile 2021 la possibilità,  inizialmente prevista fino al  31 marzo 2021,  di ricorrere allo Smart Working semplificato. 

Viene infatti disposto che i termini previsti dalle disposizioni legislative di cui all'Allegato 1 del medesimo decreto siano prorogati fino alla data di cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da Covid-19,  e comunque non oltre il “30 aprile 2021” (in luogo del precedente “31 marzo 2021”). Tra le varie voci dell'Allegato 1 il punto 29 riguarda l'art. 90, commi 3 e 4, D.L. n. 34/2020, relativo al lavoro agile (o smart working).

Di fatto in sede di conversione viene sancita, con la  modifica intervenuta, la coincidenza tra  la proroga dello stato di emergenza (fissata al 30/04/2021 dal DL n. 2 del 14 gennaio 2021) e la proroga dello Smart Working semplificato, superando il previgente disallineamento tra le due scadenze.

No. Sono state previste unicamente forti raccomandazioni, rimane salvo il diritto allo smart working a beneficio di determinate categorie di lavoratori ed entro determinate scadenze.

Nulla. Fino al permanere dello stato emergenziale, valgono le stesse regole in relazione a diritti/priorità a prescindere dalla scelta dell’azienda di aderire allo smart working semplificato o di optare per lo smart working ordinario.

- Lavoratori dipendenti in caso di quarantena del figlio convivente, minore di 16 anni, disposta dall’ASL:

• a seguito di contatto verificatosi all'interno del plesso scolastico, nonché nell’ambito dello svolgimento di attività sportive di base, attività motoria in strutture quali palestre, piscine, centri sportivi, circoli sportivi sia pubblici che privati, nonché nel caso in cui sia stata disposta la sospensione dell’attività didattica in presenza (DL 104/2020, art. 21 bis, comma 1);

• se il contatto si è verificato all’interno di strutture regolarmente frequentate per seguire lezioni musicali e linguistiche (DL 104/2020, art. 21 bis, comma 2).

- Lavoratori dipendenti in possesso di certificazione rilasciata dai competenti organi medico-legali, attestante una condizione di rischio derivante da immuno-depressione o da esiti da patologie oncologiche o dallo svolgimento di relative terapie salvavita (cd fragili) , inclusi i lavoratori in possesso del riconoscimento di disabilità con connotazione di gravità ai sensi dell’art. 3, co. 3, della l. n. 104/1992.

> Anche attraverso l'adibizione a diversa mansione compresa nella medesima categoria o area di inquadramento o attraverso lo svolgimento di specifiche attività di formazione professionale anche da remoto (DL 18/2020, art. 26, c. 2-bis).

- Lavoratori maggiormente esposti a rischio di contagio in ragione (DL 34/2020 art. 90 comma 1):

• dell’età;

• della condizione di rischio derivante da immuno-depressione, da esiti di patologie oncologiche o dallo svolgimento di terapie salvavita;

• da comorbilità che possono caratterizzare una situazione di maggiore rischiosità accertata dal medico competente.

- Lavoratori dipendenti disabili gravi nelle condizioni di cui all’art. 3, co. 3, della l. 104/1992 o che abbiano nel nucleo familiare una persona con disabilità grave (DL 18/2020, art. 39 c. 1).

- Lavoratori immuno-depressi e familiari conviventi di persone immuno-depresse (DL 18/2020, art. 39, c. 2- bis).

- Genitori lavoratori dipendenti privati che hanno almeno un figlio in condizioni di disabilità grave riconosciuta ai sensi della L. 104/1992 (DL 104/2020, art. 21ter).

1) Lavoratrici madri per i tre anni successivi alla fine del congedo di maternità.

2) Lavoratori con figli disabili.

3) Lavoratori del settore privato affetti da gravi e comprovate patologie con ridotta capacità lavorativa.

4) Lavoratori immuno-depressi e familiari conviventi di persone immuno-depresse.

No, per tali categorie di lavoratori non è previsto un termine di scadenza del beneficio, che si intende pertanto strutturale.

Si ricorda che la modalità semplificata consiste nella possibilità di:

• Utilizzare la modalità di lavoro agile, in relazione ad ogni rapporto di lavoro subordinato, anche in assenza degli accordi individuali. 
• Utilizzare la comunicazione semplificata su Cliclavoro.
• Assolvere agli obblighi di informativa in merito alla sicurezza sul lavoro in via telematica, anche utilizzando la documentazione messa a disposizione dall’INAIL. 

Fatte salve ulteriori proroghe dello smart working semplificato, da tale data per accedere alla modalità di lavoro agile sarà necessario seguire la procedura ordinaria e quindi si tornerà ad applicare accordi/policy/comunicazioni e tutti i restanti adempimenti previsti dalla legge.

Pertanto, entro il 30 aprile 2021:

- nei casi in cui sia stato attivato lo smart working semplificato fino al 30/04/2021 il datore di lavoro dovrà valutare l’opportunità di optare per un inserimento stabile di tale modalità lavorativa nell’organizzazione aziendale e, qualora intenda procedere in tal senso, predisporre gli accordi individuali; 

- nei casi in cui sia stato attivato, durante la fase emergenziale, lo smart working a tempo indeterminato sarà necessario definire e sottoscrivere gli accordi individuali.

Ad oggi non sono previste deroghe alla procedura ordinaria prevista originariamente dalla legge 81/2017. 

Sulla base delle indicazioni apparse sul sito Ministeriale Cliclavoro in occasione della prima proroga della procedura semplificata (dal 01/08/2020 al 15/10/2020), fatte salve eventuali rettifiche/precisazioni nel corso dei prossimi mesi, “sembrerebbe” tuttavia che il Ministero sia intenzionato ad introdurre un nuovo modello di comunicazione in sostituzione di quello ordinario. Tale comunicazione dovrebbe permettere di:

- allegare il file Excel con i nominativi dei lavoratori (lo stesso file utilizzato durante la fase emergenziale per le comunicazioni massive);

- non allegare i singoli accordi individuali dei lavoratori elencati nel file di cui sopra, essendo sufficiente la dichiarazione da parte del datore di lavoro di esserne in possesso e di impegnarsi ad esibirli a fronte di attività istituzionali di monitoraggio e vigilanza.

• La consegna ai lavoratori (e al RLS) dell’informativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro di cui all’art 22 della L. 81/2017, da effettuarsi anche in modalità telematica (e-mail, PEC).
• La comunicazione, da effettuare sul portale Cliclavoro, di attivazione del lavoro agile ex art 23 L. 81/2017, attraverso l’invio di un elenco (file excel) riportante i dati anagrafici ed assicurativi dei lavoratori agili, nonché la data di inizio e di fine della modalità di lavoro agile per ciascun lavoratore. Di seguito si riporta il link al manuale per la procedura online. 

Per invio telematico si ritiene sufficiente l’invio tramite mail; è ovviamente ancora valida la consegna dell’informativa cartacea con sottoscrizione della stessa per ricevuta. 

L’informativa si può scaricare (in formato word) a questo indirizzo. 

Se l’informativa è stata redatta ai sensi dell’art 22 L. 81/2017 non vi è motivo di utilizzare quella predisposta dall’INAIL.

No, farà fede l’invio telematico.

È sempre possibile applicare la procedura standard.

Il nostro parere è di non rifare gli accordi; nel caso specifico si potrebbe inviare a tutti gli smart worker una mail/circolare specificando che la situazione in costante evoluzione rende consigliabile, per prudenza, in via temporanea e fino a nuova comunicazione, un maggior ricorso allo smart working. 

in collaborazione con Beatrice Busnelli e Filippo Grandi
Consulenti del lavoro Studio Grandi e Mancini