LE FAQ DELLO SMART WORKING IN EMERGENZA


Ultimo aggiornamento 21/10/2020

 

Come viene ulteriormente incentivato lo smART wORKING negli ultimi due DPCM?

  • Sono sospese tutte le attività convegnistiche o congressuali, ad eccezione di quelle che si svolgono con modalità a distanza  (DPCM 18/10/2020);
  • Nell’ambito della pubblica amministrazione le riunioni si svolgono in modalità a distanza (salvo motivate ragioni) ed è fortemente raccomandato di svolgere anche le riunioni private in modalità a distanza  (DPCM 18/10/2020);
  • In ordine alle attività professionali si raccomanda che siano attuate anche mediante la modalità di lavoro agile, quando sia possibile il loro svolgimento presso il proprio domicilio o a distanza (DPCM 13/10/2020). 

 

SMART WORKING SEMPLIFICATO: QUAL È LO STATO NORMATIVO ATTUALE?

Il DL n. 34/2020 (DL Rilancio) ha previsto in capo ai datori di lavoro privati la possibilità di:

  • Utilizzare la modalità di lavoro agile, in relazione ad ogni rapporto di lavoro subordinato, anche in assenza degli accordi individuali. Tale deroga alla disciplina del lavoro agile ex legge n. 81/2017, è consentita fino alla cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da COVID-19 e comunque non oltre il 31 dicembre 2020.
  • Utilizzare la comunicazione semplificata su Cliclavoro.
  • Assolvere agli obblighi di informativa in merito alla sicurezza sul lavoro in via telematica, anche utilizzando la documentazione messa a disposizione dall’INAIL.

Il DL n. 125/2020 ha prorogato lo stato di emergenza fino alla data del 31 gennaio 2021.

 

ALLA LUCE DELLA PROROGA DELLO STATO DI EMERGENZA FINO A QUANDO PUÒ ESSERE UTILIZZATO IL LAVORO AGILE “SEMPLIFICATO”?

Fino al 31 dicembre 2020. 

Lo stato di emergenza è stato prorogato fino al 31 gennaio 2021, ma nel DL Rilancio è specificato che la modalità semplificata per lo smart working può essere utilizzata non oltre il 31 dicembre 2020.

 

COSA SUCCEDE A DECORRERE DAL 1° GENNAIO 2021?

Da tale data per accedere alla modalità di lavoro agile sarà necessario seguire la procedura ordinaria e quindi si tornerà ad applicare accordi/policy/ comunicazioni e tutti i restanti adempimenti previsti dalla legge.

Pertanto, entro il 31 dicembre 2020:

  • nei casi in cui sia stato attivato lo smart working semplificato fino al 31/12/2020 il datore di lavoro dovrà valutare l’opportunità di optare per un inserimento stabile di tale modalità lavorativa nell’organizzazione aziendale e, qualora intenda procedere in tal senso, predisporre gli accordi individuali; 
  • nei casi in cui sia stato attivato, durante la fase emergenziale, lo smart working a tempo indeterminato sarà necessario definire e sottoscrivere gli accordi individuali.

 

COME SI FARÀ LA COMUNICAZIONE DI Smart Working DAL 1° GENNAIO 2021?

Ad oggi non sono previste deroghe alla procedura ordinaria prevista originariamente dalla legge 81/2017. 

Sulla base delle indicazioni apparse sul sito Ministeriale Cliclavoro in occasione della prima proroga della procedura semplificata (dal 01/08/2020 al 15/10/2020), fatte salve eventuali rettifiche/precisazioni nel corso dei prossimi mesi, “sembrerebbe” tuttavia che il Ministero sia intenzionato ad introdurre un nuovo modello di comunicazione in sostituzione di quello ordinario. Tale comunicazione dovrebbe permettere di:

  • allegare il file Excel con i nominativi dei lavoratori (lo stesso file utilizzato durante la fase emergenziale per le comunicazioni massive);
  • non allegare i singoli accordi individuali dei lavoratori elencati nel file di cui sopra, essendo sufficiente la dichiarazione da parte del datore di lavoro di esserne in possesso e di impegnarsi ad esibirli a fronte di attività istituzionali di monitoraggio e vigilanza.

 

QUALI SONO GLI ADEMPIMENTI PER ATTIVARE LO Smart Working SEMPLIFICATO?

  •  la consegna ai lavoratori (e al RLS) dell’informativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro di cui all’art 22 della L. 81/2017, da effettuarsi anche in modalità telematica (e-mail, PEC);
  • la comunicazione, da effettuare sul portale Cliclavoro, di attivazione del lavoro agile ex art 23 L. 81/2017, attraverso l’invio di un elenco (file excel) riportante i dati anagrafici ed assicurativi dei lavoratori agili, nonché la data di inizio e di fine della modalità di lavoro agile per ciascun lavoratore. Di seguito si riporta il link al manuale per la procedura online. 

 

COME VA INVIATA L’INFORMATIVA SULLA SICUREZZA? COSA SI INTENDE CON INVIO TELEMATICO?

Per invio telematico si ritiene sufficiente l’invio tramite mail; è ovviamente ancora valida la consegna dell’informativa cartacea con sottoscrizione della stessa per ricevuta. 

 

 

L’ART. 90 COMMA 4 DEL DL RILANCIO PREVEDE CHE GLI OBBLIGHI DI INFORMATIVA (IN MATERIA DI SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO) DI CUI ALL’ART 22 DELLA L. 81/2017 POSSANO ESSERE ASSOLTI IN VIA TELEMATICA, ANCHE RICORRENDO ALLA DOCUMENTAZIONE RESA DISPONIBILE SUL SITO DELL’INAIL. DOVE È POSSIBILE RECUPERARE LA DOCUMENTAZIONE CITATA?

L’informativa si può scaricare (in formato word) a questo indirizzo. 

 

 

È POSSIBILE INVIARE L’INFORMATIVA GIÀ PREDISPOSTA PER I PRECEDENTI LAVORATORI AGILI O È OPPORTUNO UTILIZZARE L’INFORMATIVA FORNITA DALL’INAIL?

Se l’informativa è stata redatta ai sensi dell’art 22 L. 81/2017 non vi è motivo di utilizzare quella predisposta dall’INAIL.

 

 

è necessario che il lavoratore controfirmi l’informativa?

No, farà fede l’invio telematico.

 

 

CON LO SW IN EMERGENZA VORREI FARE COMUNQUE L’ACCORDO CON I LAVORATORI COSÌ RIMANE VALIDO ANCHE OLTRE LO STATO DI EMERGENZA, È POSSIBILE?

È sempre possibile applicare la procedura standard.

 

 

SE DURANTE LO STATO DI EMERGENZA DOVESSI CONCEDERE PIÙ GIORNI DI SW, DEVO RIFARE L’ACCORDO INDIVIDUALE? SONO PREVISTI ULTERIORI ADEMPIMENTI?

Il nostro parere è di non rifare gli accordi; nel caso specifico si potrebbe inviare a tutti gli smart worker una mail/circolare specificando che la situazione in costante evoluzione rende consigliabile, per prudenza, in via temporanea e fino a nuova comunicazione, un maggior ricorso allo smart working. 

 

 

in collaborazione con Beatrice Busnelli e Filippo Grandi
Consulenti del lavoro Studio Grandi e Mancini