FAQ SMART WORKING EMERGENZA


Ultimo aggiornamento 27/03/2020

 

ELEMENTI DI NOVITÀ IN MATERIA DI SMART WORKING “D’URGENZA” DOPO IL DPCM 22 MARZO 2020 E IL DM DEL 25 MARZO 2020

Il DPCM del 22 Marzo 2020 introduce ulteriori misure in materia di contenimento e gestione dell'emergenza sanitaria valide dal 23 Marzo al 3 Aprile in particolare nell’articolo 1) lettera a) è prevista la sospensione delle attività  produttive industriali e commerciali. Fanno eccezione le attività  indicate nel Decreto Ministeriale del 25 Marzo che ha introdotto alcune modifiche nell’Allegato 1 del DPCM del 22 Marzo 2020. Tali attività  tuttavia, secondo quanto sottolineato nel DPCM 22 Marzo 2020 nell’articolo 1) lettera c) “possono proseguire se organizzate a distanza o lavoro agile.”

 

Si segnala come, sempre di più, con gli  ultimi DPCM venga di fatto attribuito  al Lavoro Agile  un ruolo primario,  nell’ambito dell’obiettivo di contenimento della mobilità delle persone finalizzato a contrastare  il diffondersi del virus.

 

A tal proposito il D.P.C.M. del 22 Marzo nell’articolo 1) lettera b) VIETA a tutte le persone fisiche di trasferirsi o spostarsi, con mezzi di trasporto pubblici o privati, in un comune diverso rispetto a quello in cui attualmente si trovano, salvo che per comprovate esigenze lavorative, di assoluta urgenza ovvero per motivi di salute.

 

In tema di lavoro agile rimangono valide le disposizioni previste dal DPCM 9 marzo 2020 (il 6° in ordine di tempo) che ha esteso a tutto il territorio nazionale le misure urgenti in materia di contenimento del contagio da virus COVID-19 contenute nel precedente DPCM 8 marzo 2020 e viene ribadito che la modalità  di LAVORO AGILE disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, può essere applicata, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti; gli obblighi di informativa di cui all’articolo 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro.

 

Di fatto oggi tutto il territorio italiano il lavoro agile viene trattato nello stesso modo, senza identificazione di aree meritevoli di particolare attenzione.

 

In tal senso nel citato Decreto del 9 Marzo 2020 si arriva a raccomandare (art 1, comma 1, lettera  e),  di promuovere la fruizione da parte dei lavoratori dipendenti dei periodi di congedo ordinario e delle ferie, fermo restando quanto previsto dall’art. 2, comma 1, lettera r) (ovvero il ricorso al LAVORO AGILE).

 

In altri termini, in via prioritaria le aziende dovranno implementare, ove possibile, il lavoro agile e solo in subordine, in caso di mansioni non compatibili o in mancanza di adeguate dotazioni tecnologiche, utilizzare altri strumenti gestionali in grado di limitare gli spostamenti, le interazioni fisiche e le occasioni  di contagio in generale.

 

 

E’ VIETATO LAVORARE?

 

No, ad oggi il LAVORO NON È VIETATO e di conseguenza le attività  produttive NON DEVONO FERMARSI, salvo quelle espressamente elencate nel decreto ( scuole, palestre, piscine, ecc). Il lavoro infatti è di per sè stesso sufficiente per potersi spostare.

 

È tuttavia necessario rispettare tutte le misure di precauzione e sicurezza richieste, ricorrendo ad ogni mezzo possibile, non da ultimo la modifica dell’organizzazione del lavoro.

L’obiettivo è quello di limitare/ridurre gli spostamenti e ricorrere, in ogni caso, ad ogni modalità di alleggerimento organizzativo che riduca il personale compresente in azienda, limiti le occasioni di eccessiva vicinanza tra i dipendenti e le occasioni di incontro con clienti/fornitori.

 

Alcuni consigli pratici/linee guida:

 

-utilizzare quanto più possibile lo Smart Working, qualora compatibile con l'attività lavorativa svolta, fornendo ai lavoratori la strumentazione per lavorare a distanza ed autorizzando, se necessario, l’utilizzo di strumenti di proprietà dei dipendenti stessi;

-costruire programmazioni di orari, sistemi di rotazione, accessi alternati ai luoghi comuni (spogliatoi mensa etc);

-prevedere turni di lavoro qualora all’interno dei locali aziendali non sia possibile rispettare la distanza di sicurezza;

-concentrare, ove possibile, l’orario di lavoro settimanale su 2/3 giorni lavorativi, prediligendo orari continuati per evitare gli spostamenti casa-lavoro;

-utilizzare quanto più possibile ferie e permessi qualora non sia possibile saturare l’intero orario settimanale di lavoro;

-limitare le trasferte in genere;

-ricorrere a videoconferenze/conference call ove possibile, privilegiando tali strumenti agli incontri diretti;

-limitare in generale le interazioni fisiche.

 

UN’AZIENDA  E’ OBBLIGATA  A CONCEDERE AI DIPENDENTI LA POSSIBILITÀ DI LAVORARE IN “MODALITÀ AGILE”?

Nell’art 1, comma 1 lettera e) del DPCM 08/03/2020 (confermato come detto dal DPCM 09/03/2020), si raccomanda ai datori di lavoro, allo scopo di contenere la mobilità delle persone, riducendo così le possibilità  di contagio, di promuovere la fruizione da parte dei lavoratori dipendenti dei periodi di congedo ordinario e di ferie, fermo restando quanto previsto dall’art. 2, comma 1, lettera r) (ovvero il ricorso al lavoro agile).

Si tratta ovviamente di un invito a ricorrere agli istituti suggeriti, quale alternativa alla prestazione lavorativa resa in modo tradizionale, ancora possibile ma con restrizioni. La discrezionalità  organizzativa in relazione alla scelta tra le diverse opzioni proposte rimane ovviamente in capo al datore di lavoro, il quale per ora dovrà rispettare tutte le misure di precauzione e sicurezza richieste, ricorrendo ad ogni mezzo possibile, non da ultimo la modifica dell’organizzazione del lavoro per ridurre il personale compresente in azienda, limitare le occasioni di eccessiva vicinanza tra i dipendenti e gli incontri interpersonali (ad esempio con clienti/fornitori). Tutto questo cercando comunque di garantire la continuità  dell’attività  aziendale.

Ecco quindi il ruolo prioritario attribuito allo Smart Working, che rappresenta di fatto, ove utilizzabile, l’unica vera alternativa al lavoro tradizionale, contemperando le esigenze di sicurezza con la garanzia della continuità lavorativa; ferie e congedi ordinari, al pari di strumenti gestionali più aggressivi, quali le casse integrazione guadagni (in tutte le loro forme), non sono in grado di garantire infatti la prosecuzione dell'attività  aziendale ma sono piuttosto modalità per gestire le assenze dal lavoro. Sono quindi strumenti da utilizzare in subordine, o comunque in caso di impossibilità  a rendere la prestazione, per motivi soggettivi (mansioni non compatibili con lo SW) o oggettivi (carenza di lavoro, mancanza di approvvigionamenti, etc). 

 

In sintesi obbligo no ma raccomandazione a ricorrere allo SW si, ove possibile.  

 

QUALI SONO GLI ADEMPIMENTI MINIMI PER ATTIVARE LO SW D”URGENZA”?

- la consegna ai lavoratori (e al RLS) dell’informativa  in materia di salute e sicurezza sul lavoro di cui all’art 22 della L. 81/2017, da effettuarsi in modalità telematica (e-mail, PEC);

 

- la comunicazione, da effettuare sul portale cliclavoro, di attivazione del lavoro agile ex art 23 L. 81/2017; al riguardo si segnala che in seguito agli ultimi aggiornamenti pubblicati sul portale cliclavoro, è stata introdotta una specifica procedura semplificata di invio massivo che non richiede più l’invio dell’autocertificazione. Dovrà essere allegato solamente un elenco, in formato xls, riportante i dati anagrafici ed assicurativi dei lavoratori agili. Durante il caricamento della comunicazione è possibile prelevare, e successivamente compilare, un fac simile di file excel.

 

 

 

PER QUANTO TEMPO PUO’ ESSERE UTILIZZATO IL LAVORO AGILE “SEMPLIFICATO”

Fino al 31 luglio 2020, per la durata dello stato di emergenza legata alla delibera del Consiglio dei Ministri del 31 gennaio 2020.

 

 

A quali territori si applica la procedura di emergenza?

All’intero territorio nazionale, per la durata dello stato di emergenza.

 

Come va inviata l’informativa sulla sicurezza? cosa si intende con invio telematico?

Per invio telematico si ritiene sufficiente l’invio tramite mail; è ovviamente ancora valida la consegna dell’informativa cartacea con sottoscrizione della stessa per ricevuta.

 

L’ART. 1, COMMA 1, LETTERA N, DEL DPCM 04/03/2020, PREVEDE CHE GLI OBBLIGHI DI INFORMATIVA (IN MATERIA DI SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO) DI CUI ALL’ART 22 DELLA L. 81/2017 POSSANO ESSERE ASSOLTI IN VIA TELEMATICA, ANCHE RICORRENDO ALLA DOCUMENTAZIONE RESA DISPONIBILE SUL SITO DELL’INAIL. DOVE È POSSIBILE RECUPERARE LA DOCUMENTAZIONE CITATA?

 

L’informativa si può scaricare (in formato word) all’indirizzo:

https://www.inail.it/cs/internet/comunicazione/avvisi-e-scadenze/avviso-coronavirus-informativa.html 

 

E’ POSSIBILE INVIARE L’INFORMATIVA GIÀ PREDISPOSTA PER I PRECEDENTI LAVORATORI AGILI O È OPPORTUNO UTILIZZARE L’INFORMATIVA FORNITA DALL’INAIL?

Se l’informativa è stata redatta ai sensi dell’art 22 L. 81/2017 non vi è motivo di utilizzare quella predisposta dall’INAIL.

 

 

è necessario che il lavoratore controfirmi l’informativa?

No, farà fede l’invio telematico.

 

E ‘ POSSIBILE EFFETTUARE IL CARICAMENTO “MASSIVO”DELLE COMUNICAZIONI SEMPLIFICATE SUL PORTALE CLICLAVORO?

 Si, oggi è possibile. In parziale contrasto con le precedenti indicazioni presenti sul portale (che escludevano gli invii massivi di comunicazioni semplificate), dal 4 marzo 2020 è presente un’apposita procedura online (vd link che segue) che prevede che la possibilità, per le aziende, di comunicare in modo massivo i nominativi dei lavoratori che operano in regime di SW emergenziale.

https://servizi.lavoro.gov.it/ModalitaSemplificataComunicazioneSmartWorking/Content/Guida/GuidaUtente_rev1.0.pdf 

 

 

SE DOVESSI CONCEDERE PIÙ GIORNI DI SW, DEVO RIFARE L’ACCORDO INDIVIDUALE? SONO PREVISTI ULTERIORI ADEMPIMENTI?

Il nostro parere è di non rifare gli accordi; nel caso specifico si potrebbe inviare a tutti gli smart worker una mail specificando che la situazione in costante evoluzione rende consigliabile, per prudenza, in via temporanea e fino a nuova comunicazione, un maggior ricorso allo SW. Si potrebbe addirittura arrivare a comunicare che non è previsto un numero massimo di giornate.

In aggiunta, anche se non si ravvisano obblighi di legge al riguardo, si potrebbe valutare l'opportunità di comunicare al ministero, con le modalità previste per la procedura d’urgenza, anche i lavoratori che già svolgono lavoro agile in modo ordinario (che sono già  stati oggetto in passato di apposita comunicazione). Lo scopo di tale ulteriore comunicazione, solo apparentemente superflua, potrebbe essere quello di comunicare il maggior ricorso allo SW in ragione dell’emergenza sanitaria, fino ad arrivare, se necessario, alla completa saturazione dell’intero orario settimanale in regime di SW. Non dimentichiamo infatti che lo SW prevede, nella sua formulazione classica, che la prestazione lavorativa venga eseguita in parte all’interno dei locali aziendali ed in parte all’esterno (art 18 comma 1 L. 81/2017).

Si ritiene invece che in questa particolare fase emergenziale non sia da escludere la possibilità , per ridurre al minimo i rischi di contagio, di ricorrere a prestazioni totalmente esterne, senza alcuna alternanza tra presenza in azienda e lavoro svolto in altri luoghi. 

 

 

Rispetto all’uso dello SW in emergenza (più persone, più giorni, ecc...) , devo fare qualcosa con le RSU aziendali // OOSS? una comunicazione? una riunione?

Riteniamo sia sufficiente, stante la situazione di emergenza, una semplice comunicazione ai lavoratori.

 

Con lo SW in emergenza vorrei fare comunque l’Accordo con i lavoratori così RIMANE valido anche oltre lo stato di emergenza, è possibile?

È sempre possibile applicare la procedura standard.

 

Cosa succede dopo lo stato di emergenza?

Si tornerà ad applicare il regime “normale”, con accordi/policy/ comunicazioni e tutti i restanti adempimenti previsti dalla legge.

 

QUAL È IL TERMINE PER IL CARICAMENTO DELLE COMUNICAZIONI SUL PORTALE CLICLAVORO? IL CARICAMENTO PUÒ’ ESSERE RETROATTIVO?

Innanzitutto si ritiene che in questa fase emergenziale il legislatore non intendesse, almeno in origine, mantenere l’obbligo della comunicazione prevista dall’art. 23 L.81/2017. Tuttavia, la confusione sorta a seguito dell’infelice formulazione, in tema di  procedura semplificata, contenuta nel primo DPCM (quello del 23/02/2020), dei messaggi che si sono susseguiti sul portale cliclavoro e, infine, delle istruzioni sull’invio massivo pubblicate sul medesimo sito all’indomani dell’emanazione del DPCM 04/03/2020, hanno di fatto rivitalizzato tale adempimento, nonostante negli ultimi 4 DPCM non vi sia traccia dello stesso ma unicamente dell’informativa sulla salute e sicurezza da inviare (telematicamente) ai lavoratori.

D’altra parte, anche prima dell’emergenza Coronavirus non vi sono mai stati gli auspicati interventi ministeriali volti a chiarire la vera natura e gli obblighi amministrativi connessi a tale comunicazione. Il richiamo, infatti, effettuato dal citato art. 23 L.81/2017, alle comunicazioni obbligatorie (assunzioni, cessazioni, trasformazioni di rapporto di lavoro) gestite dai centri per l’impiego tramite il portale Sintesi ( di cui all’art. 9-bis DL 510/1996), che non risulta peraltro mai stato integrato con causali relative al lavoro agile, non rende possibile una applicazione tout court delle medesime norme amministrative e sanzionatorie anche alle comunicazioni gestite per il tramite del portale ministeriale cliclavoro. Tutto ciò porta a ritenere, ad esempio, anche se come anticipato non vi sono indicazioni ufficiali al riguardo, che nel caso di stipula di accordo di lavoro agile in costanza di rapporto di lavoro (quindi non all’atto dell’assunzione), il caricamento della comunicazione possa avvenire nei 5 giorni successivi l’inizio della prestazione in regime di SW, mutuando (seppur a-tecnicamente) il termine imposto per le comunicazioni di variazione delle originarie condizioni di lavoro.

In ogni caso non sembrano poter essere applicate le sanzioni previste dalla legge, in quanto limitate ad una elencazione tassativa di violazioni, legate alle comunicazioni effettuate al centro per l’impiego, tra le quali non si rinviene il tema di lavoro agile.

A maggior ragione, stante la straordinarietà della situazione attuale, ulteriormente improbabile l’applicazione di una sanzione per mancato o tardivo invio della comunicazione in occasione della procedura semplificata legata all’emergenza.

 

 

 

in collaborazione con Filippo Grandi
Consulente del lavoro Studio Grandi e Mancini